Valet mellan eventbyrå, intern projektledning och helhetsleverantör påverkar både arbetsbelastning, kostnad och kontroll över ett företagsevent. Rätt modell beror bland annat på eventets omfattning, den interna kompetensen och hur många externa aktörer som behöver samordnas.
Allo Event arbetar med eventproduktion där uppdragets omfattning kan variera beroende på kundens egen organisation. I vissa projekt behövs främst produktionsresurser, medan andra kräver en partner som håller ihop allt från koncept och teknik till logistik och genomförande.
Egen projektledning ger företaget stor kontroll
Företag med erfaren marknads- eller eventpersonal kan välja att driva projektet internt. Den egna projektledaren håller då kontakt med lokal, tekniker, catering, underhållning och andra leverantörer.
Modellen ger direkt kontroll över beslut och budget. Den interna projektledaren känner dessutom verksamheten, målgruppen och organisationens beslutsvägar.
Arbetsinsatsen bör däremot inte underskattas. Ju fler leverantörer som anlitas, desto mer tid krävs till offerter, avtal, tidsplanering och samordning. Under eventdagen behöver någon också hantera ändringar och praktiska frågor samtidigt som företagets egna gäster ska tas om hand.
En eventbyrå kan ta ansvar för idé och upplevelse
Eventbyrån passar ofta företag som söker stöd kring koncept, innehåll och gästupplevelse. Uppdraget kan omfatta exempelvis tema, kommunikation, aktiviteter och program.
Det kan vara värdefullt vid lanseringar, kundevent och andra arrangemang där ett kreativt koncept har stor betydelse.
Ansvarsgränserna behöver samtidigt vara tydliga. Vem beställer tekniken? Vem ansvarar för kontakten med lokalen? Vem kontrollerar att leveranserna följer samma tidsplan?
En byrålösning fungerar bäst då företaget tidigt vet vilka delar byrån hanterar och vilka uppgifter som ligger kvar hos den interna organisationen eller andra leverantörer.
Helhetsleverantören minskar antalet kontaktvägar
Vid större produktioner kan samordningen bli en omfattande del av arbetet. En helhetsleverantör tar ett bredare produktionsansvar och kan samla flera funktioner under samma projektledning.
Det kan exempelvis omfatta:
- produktionsplanering och körschema
- scen, ljud, ljus och bild
- dekor och fysisk eventmiljö
- leverantörssamordning och logistik
- personal och praktisk ledning på plats.
Färre kontaktvägar kan göra besluten enklare. Företaget slipper koordinera varje teknisk eller praktisk leverantör separat och kan i stället ha en huvudsaklig produktionskontakt.
Eventets komplexitet bör styra valet
Gästantalet säger inte allt om hur krävande produktionen är. Ett mindre event med direktsändning, flera scenbyten och specialbyggd dekor kan kräva mer samordning än en större middag med ett enkelt program.
Bedöm därför komplexiteten snarare än enbart storleken. Frågor som ger en bättre bild är hur många leverantörer som deltar, hur avancerad tekniken är och hur lång tid som finns till riggning.
Ett återkommande internt möte i en välkänd lokal kan ofta hanteras med egen projektledning. En större produktlansering med scenproduktion och flera externa aktörer kan däremot motivera ett mer samlat produktionsansvar.
Jämför den totala arbetsinsatsen – inte bara offerten
Intern projektledning kan först se billigare ut eftersom företaget inte köper lika många externa projekttimmar. Den interna arbetstiden har dock också ett värde.
En projektledare som under flera månader lägger en stor del av sin tid på leverantörskontakter, teknikfrågor och logistik får mindre tid till sina ordinarie arbetsuppgifter.
Samma resonemang gäller eventbyråer och helhetsleverantörer. Ett högre offertbelopp kan omfatta arbetsmoment som annars hade köpts från flera håll eller hanterats internt. Jämför därför omfattning, ansvar och resurser – inte bara slutsumman.
Delat ansvar kan vara rätt mellanväg
Valet behöver inte vara helt svart eller vitt. Många företag behåller ägarskapet över innehåll, gäster och intern kommunikation samtidigt som en extern partner ansvarar för den praktiska eventproduktionen.
Allo Event kan arbeta i en sådan ansvarsfördelning där kundens projektledare behåller kontrollen över verksamhetsfrågorna medan produktion, teknik och genomförande hanteras externt.
Det viktiga är att gränsen mellan rollerna är tydlig. Varje central uppgift bör ha en ansvarig person, särskilt under de sista dagarna före eventet.
Välj modell efter organisationens verkliga kapacitet
Företag med egen eventkompetens, gott om projekttid och etablerade leverantörsrelationer kan få stor nytta av intern projektledning. En eventbyrå passar ofta där kreativ utveckling och koncept står högt på önskelistan. Helhetsleverantören blir särskilt relevant då många produktionsdelar behöver samordnas under en gemensam ledning.
Rätt val handlar därför mindre om vilken modell som generellt är bäst och mer om vad organisationen faktiskt kan och vill hantera själv. En tydlig ansvarsfördelning från början ger bättre kontroll över både budget, tidsplan och genomförande när eventdagen väl kommer.